Qué es un wiki y cómo usar uno en tus proyectos

Un wiki es un sitio web donde los usuarios pueden añadir, eliminar y editar cada página desde un navegador. Es tan increíblemente fácil que cualquiera puede intervenir y revisar las páginas, que los wikis se están convirtiendo en la herramienta preferida para proyectos grandes con múltiples participantes.

1. Los wikis funcionan para proyectos grandes

1.1. Cómo es usar un wiki

2. Elegir un wiki

• «Which Open Source Wiki Works For You?» es un buen punto de partida que evalúa wikis según criterios importantes. Una lectura rápida de ese artículo te dará una buena idea de cómo elegir.
• Wikipedia tiene un artículo «Comparison of wiki software» que incluye software comercial y alojado. Es un panorama completo y fácil de leer.
• WikiMatrix merece una mención especial. Alberga información sobre una amplia selección de software de wikis y permite comparaciones lado a lado según distintos criterios, desde requisitos del sistema hasta la sintaxis de marcado. Es estupendo cuando estás finalizando tu elección. No ofrece una valoración sobre lo fácil que es instalar cada motor, sin embargo; tendrás que consultar el artículo comparativo de Wikipedia para eso, y es aconsejable leer la documentación de instalación del software antes de comprometerte.

• Facilidad de instalación.
• Cuentas de usuario (para que tu nombre quede automáticamente asociado a los cambios que hagas).
• Suscripción a cambios por correo electrónico y RSS.
• Historial de páginas y revisiones almacenadas (no todos los wikis tienen esto, pero puede ser una característica importante).
• Adjuntos de documentos.
• Bloqueo de edición de páginas (no quieres que dos personas editen una página a la vez, porque una perderá sus cambios).
• Una sintaxis fácil de recordar.

2.1. Lista de comprobación

• Configúralo: ciérralo para que nadie pueda verlo, o simplemente no digas la dirección a nadie. A continuación, créate una cuenta de usuario para identificar qué páginas editaste y cuándo. Y asegúrate de suscribirte a los cambios en todas las páginas. Si usas RSS, busca un feed de «RecentChanges» y añádelo a tu lector de noticias. Si no lo hay, suscríbete a las notificaciones por correo para todas las páginas.
• Crea un diseño inicial: descompón tu proyecto actual en subproyectos autocontenidos y dales títulos al estilo WikiWords. Lista todos esos subproyectos en una página. Puedes usar «AllTasks». Ese es el primer enlace que deberías añadir a la página principal de tu wiki. Al ordenar la página principal, coloca todo el texto por defecto al final (puede que lo necesites después) y deja un espacio arriba para tus enlaces comunes y tareas actuales.
• Poner en marcha buenas costumbres: quieres darte todas las oportunidades para usar el wiki con regularidad. Arrastra enlaces a la página principal y a RecentChanges a la barra de favoritos del navegador. Determina las tareas de hoy (o de la semana) para ti y tus colaboradores, y ponlas en el wiki como «ToDoForJan27» (o lo que sea). Añádelo también a la página principal y procura crear nombres wiki para cada elemento para poder referirte a ellos después. Finalmente, reserva diez minutos al día para «wiki gardening» (jardinería de wiki), pero no especifiques tareas concretas de antemano. Tómate un café y repasa las notificaciones, elimina las que correspondan y lee lo que queda por hacer en la lista AllTasks. Sigue algunos enlaces y haz lo que se te ocurra para mantener las cosas ordenadas. Tras diez minutos, para. Esa es la esencia del wiki gardening.

3. Ventajas de usar un wiki

• Bueno para anotar ideas rápidas o más desarrolladas, dándote tiempo para la redacción y edición formales.
• Instantáneamente colaborativo sin enviar documentos por correo, manteniendo al grupo sincronizado.
• Accesible desde cualquier lugar con conexión web (si no te importa escribir en formularios del navegador).
• Tu archivo, porque se guarda cada revisión de página.
• Emocionante, inmediato y empoderador: todos tienen voz.

4. Desventajas de usar un wiki

• La ropa sucia no queda bien en público. Si un wiki es una memoria compartida, no va a estar muy ordenado, y puede que no quieras que la gente vea tus ideas a medias, inseguras o especulativas (aunque, en realidad, recomendamos no hacer público tu wiki).
• Tiende a ensuciarse. Un wiki no es una panacea administrativa; requiere mantenimiento, si no se convertirá en un caldo de ideas inutilizable.
• Su pésimo sistema de gestión de contenidos. Tendrás que cuidar tus propios estándares de formato y, al pasar al formato final del documento, habrá más trabajo.
• Si tienes un wiki público con edición abierta, tendrás que vigilarlo para evitar disputas improductivas sobre el contenido.
• No es tan apto para no técnicos: hay que tener cierta soltura tecnológica y familiaridad con el concepto de marcado de texto.
• A algunas personas no les gusta el CamelCase.
• No resulta obvio cómo instalar o hacer copias de seguridad del software del wiki.

5. Usar un wiki

• ¡Mantén todas tus notas en el wiki! No hagas que editar una página sea estresante. Si tienes que escribir un título, una fecha, tus iniciales o incluso mantenerlo todo ordenado al anotar algo, quizá no lo hagas. Si tienes una idea, puedes simplemente hacer clic en Editar, apuntarla al final y cerrar la ventana. En ese espíritu, mantén un enlace permanente al wiki en la barra de herramientas del navegador.
• Usa adjuntos. Usa muchos adjuntos: sube PDFs e imágenes cuando puedas, y guarda muchas referencias y enlaces en el wiki. No conserves material de apoyo en tu ordenador salvo la copia de seguridad del wiki.
• Se trata de acostumbrarse al wiki. Usa WikiWords por todas partes. Tuvimos todos los títulos de artículos en WikiTitleCase prácticamente hasta que nos vimos obligados a darles títulos correctos. Eso nos permitió orientarnos en el wiki como la palma de la mano y tomar notas en papel que luego se reconciliaban fácilmente con el wiki.
• No seas maniático al usar el wiki para colaborar. Sí, todo debería vivir ahí, pero no intentes trabajar en la misma página el mismo día o pocos días seguidos. Quieres entender bien qué hay y dónde, y eso significa que nada cambie bajo tus pies. Habla con la gente para abordar temas. Si estáis trabajando activamente en el mismo documento, divídelo en varias páginas.
• Si necesitas salir del wiki para terminar lo que estás haciendo, también está bien: un wiki es bueno para colaborar, pero es más importante tener una memoria compartida que un espacio de trabajo compartido. Si necesitas trabajar fuera del wiki —en un documento Word con Control de cambios activado o enviando un archivo por correo— hazlo. Usa el wiki cuando reduzca tu carga de trabajo. Entre pocos colaboradores no es necesario ser rígido. Los wikis son buenos para colaborar, sí, pero lo que hacen excepcionalmente bien es ser un espacio donde es muy rápido anotar cosas y volver a encontrarlas.

5.1. Consejos de organización de wiki

• Mantén un índice: si el wiki está muy estructurado con páginas a las que solo se llega tras varios clics, nunca encontrarás nada. Mantuvimos una sola página llamada «AllTasks» con la lista de todas las tareas y tareas potenciales. Estaban organizadas en el mismo orden que el libro, con una nota sobre el estado de cada una. Al estar todas en la misma página, era fácil hacer una exploración rápida. Recuerda: quieres pensar «Ah, ¿qué era esa idea?» y encontrarte haciendo clic en el enlace, leyendo un momento y volviendo sin darte cuenta. Mantén la navegación simple.
• Manténlo desordenado: la provisionalidad es clave; no dejes que el perfeccionismo te impida volcar en el wiki todas esas ideas a medias, semillas potenciales, enlaces y datos que necesitarás después.
• Pero no demasiado desordenado: hablamos antes del «wiki gardening», que es el proceso de pasear por el wiki y ordenar sobre la marcha. El objetivo no es necesariamente ordenar, sino ver páginas e ideas con ojos nuevos. Es un buen hábito, es fácil y realmente no debería limitarse a diez minutos al día: es continuo. Intenta pasar tu primera taza de café en el wiki, recogiendo cabos sueltos, recortando el índice, etc. Haz más cuando tengas unos minutos libres. Te toparás con ideas nocturnas que podrían cambiar tu jornada. Ten cuidado de no imponer estructura demasiado pronto. Verás que, al jardinear, llegas a entender qué necesita estructura y qué no. La reorganización (pero no en exceso) mantiene las cosas frescas.
• No tengas miedo de los sinónimos: tener muchas páginas sobre lo mismo no es malo si eso hace que tomes más notas. Pero mantén todas esas páginas enlazadas desde tu tabla de contenidos para poder «jardinarlas» después. De hecho, es bueno tener bastante texto y sinónimos en una página porque hará más probable que la encuentres con una búsqueda de texto más adelante.
• Haz anotaciones dependientes del contexto: deja notas donde creas que las encontrarás más tarde. Es como pegar el recordatorio «compra leche» en la puerta principal, donde lo verás al salir, en lugar de en la nevera, donde lo notarás justo después de hervir la tetera. O como poner el pasaporte en los zapatos para no poder salir sin recogerlo. Vuelca notas por todas partes, pero agrupa notas en páginas con otras notas. La intención es que cuando llegues a escribir un artículo completo, te topes con cosas que habías olvidado y puedas usarlas para mejorar el texto.

5.2. Consejos para compartir el wiki

• Inmersión total: cada edición debería llegarte por correo, y usa las WikiWords incluso en la correspondencia privada. Configuramos nuestro wiki para enviar un correo cada vez que se actualizaba una página (la mayoría de wikis tiene una página RecentChanges a la que puedes suscribirte). Puede parecer excesivo, pero no lo es: al leer el asunto del correo y borrarlo, un simple repaso de la bandeja de entrada te da una buena conciencia de fondo de lo que cambia y dónde. (Si prefieres RSS, suscríbete por ese medio).
• Comenta in situ: siéntete libre de comentar las ideas y los textos de los demás en la misma página, quizá incluso en el mismo párrafo. Llegaréis a un estándar para los comentarios (usar negrita, quizá, o corchetes con tu nombre). Así las conversaciones permanecen juntas y fuera del flujo de trabajo inmediato, donde pueden desarrollarse a su ritmo sin interrumpir trabajo urgente. También es un incentivo para seguir más de cerca las notificaciones de RecentChanges. En la misma línea, asegúrate de entrar en el wiki con un nombre de usuario significativo. Si no lo usas para ver quién hizo qué, lo olvidarás.
• No compartas demasiado: mantén el wiki privado. La vida es demasiado corta para vigilar lo que el público hace en tu espacio. Piénsalo como una oficina compartida donde todo está donde lo dejaste y estás acostumbrado a la presencia de los demás: sería molesto llegar una mañana y encontrar los libros en las estanterías ordenados alfabéticamente cuando antes estaban en orden de fácil acceso. Pon una contraseña al wiki.
• No seas posesivo: el software de wiki te ayuda a deshacerte de tu apego a lo que escribes y a no ponerte demasiado delicado con ello, además te enseña a sacar ideas de la cabeza y ponerlas por escrito (porque la presión es baja). Ambas cosas son esenciales para un proyecto colaborativo exitoso y pueden costar al principio. Recuerda: edita las páginas de tus colegas si es necesario, y si alguien edita la tuya y te deja más ligera o totalmente reescrita, tómalo como un cumplido. Puede doler al principio, pero se trata del proyecto, no de ti.
• Sé preciso: jardinear y facilitar la edición no significa ser descuidado: para compartir eficazmente quieres que tus colaboradores entiendan exactamente lo que quieres decir. Cuida la ortografía y la gramática, sé claro y no esperes que nadie arregle tus desordenes. Esto vale para cualquier colaboración, pero cuando no compartes el mismo espacio físico es aún más importante ser cuidadoso con lo que haces.

5.3. Consejos técnicos

• Haz siempre copias de seguridad: si eres un manitas, considera instalar el software del wiki en tu portátil y usar rsync para copiarlo periódicamente al servidor. Tendrás una copia local de referencia y una copia de seguridad por si el servidor falla.
• Nunca actualices: no actualices el software del wiki a mitad del proyecto, aunque creas necesitar una función extra. Es demasiado fácil distraerse con actualizaciones. No se trata del wiki, se trata del proyecto.
• Elige con cuidado: el software del wiki influye mucho en si el trabajo diario es agradable y productivo. Revisa el motor según los criterios mencionados antes, prestando especial atención a los historiales de página, las cuentas de usuario y los adjuntos. Poder suscribirse a cambios por correo (o RSS) es imprescindible.

6. Conclusión