Was macht ein Unternehmens-Wiki aus?

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Wiki-Software gibt es seit 1995, aber eine recht neue Variante ist die so genannte "Unternehmens-Wiki-Software". Das gesteigerte Interesse ist darauf zurückzuführen, dass immer mehr Unternehmen Wikis als Mittel zur Verbesserung der internen Effizienz einsetzen.


Aber wenn wir Wikis im Unternehmenskontext betrachten, müssen wir uns zwei wichtige Fragen stellen:


  • Was ist der Unterschied zwischen einem Wiki und einem CMS? Könnten wir nicht einfach unser bestehendes CMS als Wiki einsetzen?
  • Sind Wiki-Anwendungen unternehmenstauglich? Das heißt, würden sie vor meinem CIO bestehen?

Im Folgenden werde ich versuchen, beide Fragen zu beantworten.

1. Wikis und Content Management


Ein Wiki ist eine gemeinschaftliche Website, auf der Benutzer Seiten erstellen und bearbeiten können. Wikis fallen konzeptionell unter das weit gefasste Konzept der Inhaltsverwaltung, und Sie könnten sicherlich Ihr vorhandenes CMS verwenden, um eine wiki-ähnliche Website zu erstellen. Wikis weisen jedoch einzigartige Merkmale auf, die sie von gewöhnlichen Content-Management-Systemen unterscheiden.


Bei Wikis steht die Einfachheit der Inhaltserstellung im Vordergrund. Diese Einfachheit hat vor allem mehrere Ursachen:


  • Eine Wiki-Auszeichnungssprache, die eine Kurzform für die Formatierung von Text und die Verknüpfung von Dokumenten bietet.
  • Die Fähigkeit der Benutzer, Seiten direkt und unabhängig zu erstellen und zu bearbeiten.
  • Ein Bottom-up-Ansatz für die Struktur und Navigation der Website.
  • Sehr einfaches Templating.
  • Eine bewusste Entscheidung, auf Arbeitsabläufe oder sogar einfache Genehmigungsschritte zu verzichten.

Schauen wir uns jeden Punkt der Reihe nach an.

2. Inhaltserstellung und -bearbeitung


Wiki-Software ermöglicht es den Benutzern, ihre eigenen Seiten zu erstellen und zu bearbeiten, aber auch Content-Management-Systeme bieten Werkzeuge für die Erstellung und Bearbeitung von Inhalten. Der Unterschied liegt in der Herangehensweise. Als die ersten Wikis auf den Markt kamen (1995), gab es noch nicht viele Optionen für die WYSIWYG-Bearbeitung in einem Browser, so dass die Wiki-Auszeichnungssprache (manchmal auch "wikitext" genannt) eine besonders wertvolle Abkürzung für die Formatierung von Text bot, die viel einfacher zu erlernen war als reines HTML.


Ein gutes CMS bietet eine WYSIWYG-Oberfläche, die das Schreiben von Inhalten für das Web ähnlich wie die Verwendung eines Textverarbeitungsprogramms macht. Heutzutage verfügen auch immer mehr Wikis über WYSIWYG-Editierfunktionen, so dass die Wiki-Auszeichnungssprache in Bezug auf die Formatierung weniger interessant wird, obwohl sie den Vorteil bietet, dass sie von allen Browsern auf allen Plattformen unterstützt wird, was bei Rich-Text-Editoren normalerweise nicht der Fall ist. Viele Wikis unterstützen sowohl Wikitext- als auch Rich-Text-Editoren. Die Abbildung unten zeigt ein Beispiel für den Editor von Wikipedia, der beide Formen der Inhaltsformatierung unterstützt.


Es gibt jedoch einen Bereich, in dem Wikitext immer noch seine Stärke behält und in dem sich Wiki-Software von einem CMS unterscheidet: die Verlinkung. Wiki-Software bietet immer noch eine viel einfachere Möglichkeit, Seiten innerhalb des Wikis miteinander zu verknüpfen. Links werden auf der Grundlage des Titels einer Seite erstellt, so dass der Autor keine langen URLs verwenden, sich merken oder eintippen muss, um eine Seite mit einer anderen zu verlinken.

3. Seitenstruktur und Navigation


Da Mitwirkende problemlos neue Seiten erstellen und eine Seite mit einer anderen verknüpfen können, verfolgen Wikis einen einzigartigen Ansatz für die Struktur und Navigation der Website.


Ein CMS verfolgt in der Regel einen formelleren Ansatz in Bezug auf Struktur und Navigation, wobei die Website von einem Informationsarchitekten in einer Hierarchie organisiert wird. Die von den Benutzern erstellten Seiten in einem Wiki bedeuten, dass die Hierarchie und Struktur der Website ad hoc erstellt wird. Die Navigation ist in der Regel einfach, und die Hierarchien sind flach. Die Online-Enzyklopädie Wikipedia beispielsweise enthält Hunderttausende von Artikeln zu einer breiten Palette von Themen, aber diese Themen sind nicht in einer konzeptionellen Hierarchie angeordnet. Der Eintrag über Hunde dient als gutes Beispiel. Die URL für den Artikel über Hunde lautet:
https://de.wikipedia.org/wiki/Hund


Ein Mops ist eine Hundeart, und die URL für den Eintrag über Mops lautet wie folgt:
https://de.wikipedia.org/wiki/Mops


Da ein Mops eine Hundeart ist, könnte man erwarten, die folgende URL für Möpse zu sehen:
https://de.wikipedia.org/wiki/Hund/Mops


Aber das ist nicht der Fall. Einige Wiki-Systeme unterstützen eine komplexere Kategorisierung von Inhalten, aber viele sind völlig flach, genau wie Wikipedia. Selbst wenn die Software Unterseiten unterstützt, ist es den Mitwirkenden immer noch erlaubt, Unterseiten ad hoc zu erstellen, und es gibt keinen systematischen Ansatz für die Informationsarchitektur der Site.

4. Inhaltsspeicher und APIs


Ein erfahrener Systemadministrator oder Architekt wird bei jeder Inhaltstechnologie fragen: "Wie sieht das Repository aus?" Und das aus gutem Grund. Sie müssen sich um Kompatibilität, Leistung, Datensicherung und eine Reihe ähnlicher Fragen kümmern.


Wikis haben in der Vergangenheit einen sehr einfachen Ansatz zur Datenspeicherung gewählt. Die ersten Wikis speicherten Inhalte in einfachen Textdateien, die mit der Wiki-Auszeichnungssprache geschrieben wurden. Wenn ein Benutzer eine Seite anforderte, wurde die Seite gerendert. Das war nicht sehr schnell, aber es funktionierte. Heutzutage verwenden Wiki-Systeme eines von mehreren verschiedenen Back-Ends, wobei viele ihre Inhalte in Datenbanken speichern.


Eine wichtige Überlegung ist, ob das System automatische Backups unterstützt (kommerzielle Wiki-Anwendungen tun dies oft). Eine weitere Überlegung ist, was dies für die Integration von Wiki-Inhalten mit Inhalten bedeutet, die von anderen Systemen verwaltet werden. Wird das Suchsystem des Unternehmens beispielsweise in der Lage sein, Wiki-Inhalte zu indizieren? Wird es sich bei den indizierten Inhalten um rohen Wikitext oder um gerenderte HTML-Seiten handeln?


Damit kommen wir zum Thema APIs. Die meisten Wikis verfügen nicht über eine solche. Möchten Sie über Ihr Portal auf ein Wiki zugreifen oder es in ein Intranet-CMS-Kollaborationssystem integrieren? Heute kaufen Sie die API in der Regel vom Anbieter. Ich gehe davon aus, dass in Zukunft mehr Wikis ihre Systeme für die Integration anderer Unternehmenspakete öffnen werden.

5. Vorlagen


Wenn eine Seite mit Wikitext angefordert wird, wird sie in einem zweiteiligen Prozess in HTML umgewandelt. Zunächst wird die Wiki-Auszeichnung in HTML umgewandelt, und es werden Links zwischen den Seiten erstellt. Dann wird dieser Inhalt von einer Vorlage umhüllt, die allen Seiten des Wikis ein einheitliches Aussehen verleiht.


Im Vergleich zu einem CMS verfügen die meisten Wikis über einfache Vorlagensysteme, die oft nur eine Vorlage für die gesamte Website ermöglichen. Wiki-Vorlagen (und das Rendering von Seiten im Allgemeinen) werden oft nicht zwischengespeichert, so dass die Seite bei jeder Anfrage neu gerendert wird. Aus der Sicht eines Unternehmens kann das fehlende Caching natürlich die Skalierbarkeit des Systems einschränken. Andererseits gibt es keinen komplizierten Caching-Mechanismus, mit dem man umgehen muss.

6. Workflow


Wikis stellen die Idee des Workflows auf den Kopf. Sie sind dezentralisiert und verfügen in der Regel nicht über den Kontrollmechanismus eines Workflow-Systems mit einem formalen Genehmigungsverfahren.


Die Tatsache, dass Wikis dezentralisiert sind und keine ausgefeilten Workflow-Systeme und Genehmigungsprozesse haben, wird als eine Eigenschaft von Wikis und nicht als Fehler angesehen. Dies steht im Gegensatz zur Grundphilosophie vieler Content-Management-Systeme, bei denen die Kontrolle gegenüber der Eigenverantwortung im Vordergrund steht.


Trotz des dezentralisierten Ansatzes von Wikis gibt es eine wichtige Sache, die man sich merken sollte: die "Jeder kann bearbeiten"-Regel ist genau das – eine Regel – und keine inhärente Eigenschaft der Software. Gleichzeitig handhaben Wikis die Inhaltskontrolle nicht auf dieselbe Art und Weise wie ein Inhaltsverwaltungssystem, so dass Sie bei Wikis einen anderen Ansatz wählen müssen.

7. Kontrolle vs. Flexibilität


Bei CMS-Software gibt es, wie im Leben, einen klassischen Kompromiss zwischen Kontrolle und Flexibilität. Bei einem traditionellen CMS wird die Entscheidungsfindung oft von einer Art Redakteur zentralisiert, der die Inhalte vor der Veröffentlichung liest und genehmigt. In einem Wiki schreibt der Autor und veröffentlicht dann ohne redaktionelle Aufsicht oder Genehmigung. Dieser direkte Weg zur Veröffentlichung ist es, der Wikis in Szenarien, in denen Geschwindigkeit und Flexibilität im Vordergrund stehen, so wunderbar macht.


Was aber, wenn das Unternehmen zumindest eine gewisse Kontrolle ausüben möchte? In Ermangelung herkömmlicher Workflow-Kontrollen wird die Erstellung von Inhalten in einem Wiki durch die Überwachung von Änderungen, die automatische Verhinderung von Spam und die Zugriffskontrolle für Benutzer gesteuert. Schauen wir uns jeden dieser Punkte der Reihe nach an.

8. Änderungsüberwachung


Wie zu erwarten, besteht eine Schutzmaßnahme in der einfachen Überwachung von Änderungen, die am Wiki vorgenommen wurden. Dies ist am sinnvollsten für Wikis, die sich ausschließlich innerhalb der Firewall befinden.


Zusätzlich zur Überwachung der Änderungen möchten Sie in der Lage sein, unerwünschte Änderungen zu korrigieren, z. B. indem Sie sie auf eine frühere Version zurücksetzen. Kurz gesagt, der Ansatz der "Änderungsüberwachung" erfordert zwei grundlegende Funktionen – die Fähigkeit, die letzten Änderungen zu überwachen, und eine Art Versionskontrolle.


Die letzten Änderungen können wie folgt überwacht werden:


  • Die meisten Wikis haben eine Seite "Letzte Änderungen", auf der alle geänderten Seiten aufgelistet sind (siehe Abbildung 2). Wenn das Wiki eine Registrierung unterstützt, wird dort auch angezeigt, wer die Änderung vorgenommen hat.
  • Die E-Mail-Benachrichtigung über Änderungen ist nur eine E-Mail-Version der Seite "Letzte Änderungen", aber mit dem Komfort einer Benachrichtigung.
  • Eine Variante der E-Mail-Benachrichtigung ist die Unterstützung von RSS-Syndikation, die es Ihnen ermöglicht, ein Wiki mit Ihrem bevorzugten RSS-Reader auf neue Änderungen zu überwachen.
  • Ausgefeiltere Systeme erkennen und unterscheiden "triviale" Änderungen von wichtigeren. Sie möchten zum Beispiel nicht jedes Mal per E-Mail benachrichtigt werden, wenn jemand einen Rechtschreibfehler korrigiert hat.
  • Wenn mehr als eine Person mit der Überwachung von Änderungen betraut ist, bieten einige Wikis die Möglichkeit, zu verfolgen, ob eine kürzlich geänderte Seite bereits überprüft wurde, wodurch die Gefahr von Doppelarbeit verringert wird.

Ich bin einmal auf eine philosophische Debatte darüber gestoßen, ob Wikis eine Versionskontrolle haben sollten. Der Idealist in der Konversation argumentierte, dass Versionskontrolle gegen den "Wiki-Weg" verstößt und irgendwie philosophische Reinheit vermissen lässt. Der Realist argumentierte, dass Menschen Fehler machen und manchmal absichtlich schlechte Dinge tun, so dass die Möglichkeit, Änderungen rückgängig zu machen, in der Tat eine gute Sache sei. Die Realisten gewannen das Argument auf dem breiten Markt der Ideen und viele (wenn nicht sogar die meisten) Versionen von Wiki-Software haben Versionskontrolle. Zu den Funktionen, auf die Sie achten sollten, gehören ähnliche Möglichkeiten wie in einem CMS, einschließlich:


  • Die Möglichkeit, Änderungen auf die vorherige Version zurückzusetzen.
  • Die Möglichkeit, verschiedene Versionen Seite an Seite zu vergleichen.
  • Die Verwendung von Diffs zwischen Versionen, so dass spezifische Unterschiede zwischen ihnen leicht identifiziert werden können.

9. Spamvermeidung


Ein weiterer Ansatz ist die programmatische Überwachung des Inhalts von Änderungen. Dies wird manchmal auch als Spamschutz bezeichnet. Dies unterscheidet sich von der Benutzerzugriffskontrolle in dem Sinne, dass Wiki-Bearbeitungen auf der Grundlage des Inhalts selbst oder von Mustern des Benutzerverhaltens überwacht werden. Einige Systeme können den Zugriff auf IP-Adressen und URLs blockieren, oder sie können die Veröffentlichung einzelner Änderungen auf der Grundlage der folgenden Punkte blockieren:


  • Einschränkung der Verwendung bestimmter Wörter oder Phrasen mit Hilfe von Wortlisten oder regulären Ausdrücken.
  • Sperren des Zugriffs aufgrund übermäßiger Aktivität.

10. Benutzer-Zugangskontrolle


Wenn ein Wiki-Softwarepaket sich selbst als "Unternehmens-Wiki" bezeichnet, bedeutet dies in der Regel, dass es über eine Benutzerzugriffskontrolle verfügt. Die meisten Wikis können zwischen registrierten und nicht registrierten Benutzern unterscheiden und erlauben es, nicht registrierte Benutzer davon abzuhalten, Änderungen vorzunehmen. Eine wachsende Zahl von Wiki-Softwareprojekten bietet jetzt eine ausgefeiltere Benutzerzugriffskontrolle durch die Verwendung von Zugriffskontrolllisten, die Rechte auf einer detaillierteren Ebene zuweisen. Benutzern und Gruppen können Rechte für Aufgaben wie das Lesen einer Seite, das Schreiben auf einer Seite, das Bearbeiten einer Seite und das Zurücksetzen auf eine frühere Version zugewiesen werden.


Es gibt große Unterschiede zwischen den einzelnen Wiki-Paketen, was die Art und Weise betrifft, wie diese Rechte auf die Site angewendet werden. Bei einigen Wikis können Sie den Zugang zu bestimmten Abschnitten einer Website einschränken, bei anderen den Zugang zu einzelnen Seiten. Eine weniger verbreitete, aber nützliche Funktion ist die Möglichkeit, den Zugriff auf Teile von Seiten zu beschränken. Sie können beispielsweise nicht jedem die Möglichkeit geben, einen Kommentar zu einem Artikel abzugeben.


Die ausgereiftesten Unternehmens-Wikis arbeiten mit Single-Sign-On-Sicherheitssystemen wie Kerberos oder bieten Netzwerk- und Verzeichnisintegration (LDAP und Active Directory) für die Benutzerauthentifizierung und -autorisierung.

11. Zusammenfassung


Entgegen ihrem Ruf handelt es sich bei Wikis um Content-Management-Systeme, die verwaltet werden können. Sie verfolgen lediglich einen anderen Ansatz bei der Verwaltung von Inhalten, indem sie den Schwerpunkt auf Geschwindigkeit und Flexibilität statt auf strenge Kontrollen legen. Um ein Wiki-Softwarepaket erfolgreich zu implementieren, müssen Sie den Arbeitsablauf aus einer anderen Perspektive betrachten und sicherstellen, dass Sie eine Wiki-Software auswählen, die das richtige Maß an Inhaltsüberwachung und Zugriffskontrolle für Ihr Unternehmen bietet.

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