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Un wiki es un sitio web donde los usuarios pueden añadir, eliminar y editar cada página desde un navegador. Es tan increíblemente fácil que cualquiera puede intervenir y revisar las páginas, que los wikis se están convirtiendo en la herramienta preferida para proyectos grandes con múltiples participantes.

En algún lugar, en un aula con poca luz, en un banco de biblioteca o en un despacho en casa, hay alguien con suerte escribiendo un ensayo de principio a fin sin notas. Esa persona es capaz de redactar secciones enteras sin olvidar al final lo que quería incluir al principio, y de hilvanar un argumento medido con pensamientos y referencias reunidos durante meses, todo perfectamente recordado. Ninguno de nuestros autores es así. Nosotros necesitamos ayuda, y esa ayuda tiene la forma de un wiki.

Un wiki es un sitio web donde cualquier página puede editarse desde el navegador por quienquiera que la esté leyendo. Es tan extraordinariamente fácil que la gente entre y revise páginas que los wikis se están convirtiendo en la herramienta preferida para proyectos grandes con múltiples participantes. Este tutorial trata sobre cómo usar eficazmente un wiki para tomar notas y compartir ideas entre un grupo de personas, y cómo organizarlo para no perder pensamientos y favorecer la serendipia.

1. Los wikis funcionan para proyectos grandes

Este artículo se escribió usando un wiki. El ejemplo principal de un wiki en funcionamiento es Wikipedia, la enciclopedia de código abierto. Wikipedia es uno de los mejores recursos de Internet, y su calidad y amplitud dan credibilidad al wiki como gran herramienta. Pero ilustra solo una forma de usar un wiki.

Wikipedia se basa en la transparencia, el enlace sencillo y una baja barrera de entrada para que masas de personas participen en la edición y autoría. Podemos usar esas mismas cualidades con solo dos o tres personas para un resultado distinto: un espacio de trabajo compartido y, de hecho, una memoria compartida.

Como en cualquier proyecto grande, descubrimos que un libro era demasiado extenso para tenerlo todo en la cabeza a la vez, y desde luego demasiado grande para garantizar que recordaríamos las muchas ideas prometedoras que surgían en momentos en que menos podíamos atenderlas. Algunas de esas ideas empezaban como ocurrencias y, al profundizar en ellas, llegaban a cambiar grandes partes del concepto mayor. Así que era importante registrarlas y darles espacio. Un gran número de ideas registradas significa, por supuesto, que es fácil desincronizarse con los compañeros de proyecto, y ahí es donde el wiki como memoria compartida entra en juego. Usar un wiki para tus grandes proyectos mantiene a todos los participantes en la misma página.

1.1. Cómo es usar un wiki

Antes de entrar en cómo elegir el wiki adecuado y en consejos generales de uso, puede ser útil saber cómo usamos un wiki en nuestro propio proyecto. Escribir un borrador de proyecto requería varias etapas de trabajo: primero, había que determinar cuáles serían los temas, y eso solía surgir de la investigación sobre otros asuntos, sugerencias o el seguimiento de ideas existentes. Luego venía la recopilación de material, y puede que se encontrase o no una historia para los temas. Por último, venía el borrador, más borradores y, finalmente, la edición.

Algo que veíamos a menudo era esto: durante la investigación descubríamos un montón de pequeños hechos. Los archivábamos en páginas ya dedicadas a temas o posibles temas. Más tarde, cuando llegábamos a escribir, encontrábamos las notas que habíamos registrado y olvidado, y la redacción mejoraba por ello. A menudo, uno de nosotros hacía una nota, y el otro se encontraba con ella por casualidad y sabía más al respecto.

Como todo el borrador se escribía en nuestro wiki privado, se benefició de esas ideas que podíamos capturar sin interrumpir el ritmo; de hecho, fue solo la facilidad de edición que ofrece un wiki lo que nos permitió registrar esas ideas. Si hubiera sido más difícil, no habríamos querido parar mientras escribíamos un tema para anotar ideas sobre otro.

Además, nos beneficiamos porque el wiki eliminó la sobrecarga administrativa: nuestras reuniones fueron más sencillas porque sabíamos nuestro progreso y tareas (teníamos un todo.txt compartido). Podíamos publicar las actas con confianza en el wiki porque sabíamos que no se perderían. Nuestras ideas sobre la forma final del libro estaban continuamente visibles —y compartidas—, así que no teníamos que perder tiempo discutiéndolo en las reuniones. Hay una frase sobre los wikis: «Lo que piensas es lo que obtienes.» Un wiki es una memoria escrita con mucho más espacio que la memoria incorporada, y además es una memoria colectiva.

2. Elegir un wiki

Puede parecer que elegir el software correcto depende del tipo de proyecto que piensas usar, pero elegir qué wiki usar depende, ante todo, de lo que tu servidor web ya soporte. Te daremos un par de puntos de partida sobre dónde encontrar wikis y cómo elegir cuál instalar, y también lo que nos gusta a nosotros.

• «Which Open Source Wiki Works For You?» es un buen punto de partida que evalúa wikis según criterios importantes. Una lectura rápida de ese artículo te dará una buena idea de cómo elegir.
• Wikipedia tiene un artículo «Comparison of wiki software» que incluye software comercial y alojado. Es un panorama completo y fácil de leer.
• WikiMatrix merece una mención especial. Alberga información sobre una amplia selección de software de wikis y permite comparaciones lado a lado según distintos criterios, desde requisitos del sistema hasta la sintaxis de marcado. Es estupendo cuando estás finalizando tu elección. No ofrece una valoración sobre lo fácil que es instalar cada motor, sin embargo; tendrás que consultar el artículo comparativo de Wikipedia para eso, y es aconsejable leer la documentación de instalación del software antes de comprometerte.

Entonces, ¿qué deberías buscar?

Criterios para evaluar qué wiki usar:

• Facilidad de instalación.
• Cuentas de usuario (para que tu nombre quede automáticamente asociado a los cambios que hagas).
• Suscripción a cambios por correo electrónico y RSS.
• Historial de páginas y revisiones almacenadas (no todos los wikis tienen esto, pero puede ser una característica importante).
• Adjuntos de documentos.
• Bloqueo de edición de páginas (no quieres que dos personas editen una página a la vez, porque una perderá sus cambios).
• Una sintaxis fácil de recordar.

Algo que no necesitas necesariamente es un software de wiki que se vea espectacular. Recuerda, esto trata de organizar tu proyecto, no de dejar páginas listas para imprimir. Algunos wikis sacrifican la sencillez de la sintaxis por un control total del diseño: no te compliques con eso.

2.1. Lista de comprobación

Vale, tienes tu wiki en marcha y estás mirando esa página principal por defecto. ¿Y ahora? Entraremos en la lógica precisa más adelante, pero por el momento puedes empezar con buen pie siguiendo estos pasos:

• Configúralo: ciérralo para que nadie pueda verlo, o simplemente no digas la dirección a nadie. A continuación, créate una cuenta de usuario para identificar qué páginas editaste y cuándo. Y asegúrate de suscribirte a los cambios en todas las páginas. Si usas RSS, busca un feed de «RecentChanges» y añádelo a tu lector de noticias. Si no lo hay, suscríbete a las notificaciones por correo para todas las páginas.
• Crea un diseño inicial: descompón tu proyecto actual en subproyectos autocontenidos y dales títulos al estilo WikiWords. Lista todos esos subproyectos en una página. Puedes usar «AllTasks». Ese es el primer enlace que deberías añadir a la página principal de tu wiki. Al ordenar la página principal, coloca todo el texto por defecto al final (puede que lo necesites después) y deja un espacio arriba para tus enlaces comunes y tareas actuales.
• Poner en marcha buenas costumbres: quieres darte todas las oportunidades para usar el wiki con regularidad. Arrastra enlaces a la página principal y a RecentChanges a la barra de favoritos del navegador. Determina las tareas de hoy (o de la semana) para ti y tus colaboradores, y ponlas en el wiki como «ToDoForJan27» (o lo que sea). Añádelo también a la página principal y procura crear nombres wiki para cada elemento para poder referirte a ellos después. Finalmente, reserva diez minutos al día para «wiki gardening» (jardinería de wiki), pero no especifiques tareas concretas de antemano. Tómate un café y repasa las notificaciones, elimina las que correspondan y lee lo que queda por hacer en la lista AllTasks. Sigue algunos enlaces y haz lo que se te ocurra para mantener las cosas ordenadas. Tras diez minutos, para. Esa es la esencia del wiki gardening.

3. Ventajas de usar un wiki

¿Por qué querrías usar un wiki para tu proyecto? El wiki es:

• Bueno para anotar ideas rápidas o más desarrolladas, dándote tiempo para la redacción y edición formales.
• Instantáneamente colaborativo sin enviar documentos por correo, manteniendo al grupo sincronizado.
• Accesible desde cualquier lugar con conexión web (si no te importa escribir en formularios del navegador).
• Tu archivo, porque se guarda cada revisión de página.
• Emocionante, inmediato y empoderador: todos tienen voz.

4. Desventajas de usar un wiki

Ok, ya te haces una idea: nos gustan los wikis. Pero ¿por qué podrías no querer usar uno?

• La ropa sucia no queda bien en público. Si un wiki es una memoria compartida, no va a estar muy ordenado, y puede que no quieras que la gente vea tus ideas a medias, inseguras o especulativas (aunque, en realidad, recomendamos no hacer público tu wiki).
• Tiende a ensuciarse. Un wiki no es una panacea administrativa; requiere mantenimiento, si no se convertirá en un caldo de ideas inutilizable.
• Su pésimo sistema de gestión de contenidos. Tendrás que cuidar tus propios estándares de formato y, al pasar al formato final del documento, habrá más trabajo.
• Si tienes un wiki público con edición abierta, tendrás que vigilarlo para evitar disputas improductivas sobre el contenido.
• No es tan apto para no técnicos: hay que tener cierta soltura tecnológica y familiaridad con el concepto de marcado de texto.
• A algunas personas no les gusta el CamelCase.
• No resulta obvio cómo instalar o hacer copias de seguridad del software del wiki.

5. Usar un wiki

Dicho lo anterior, diríamos que tu proyecto puede beneficiarse de un wiki si no sois demasiadas personas, no necesitáis trabajar en público, podéis hacer todo o la mayor parte del trabajo en el wiki (la exposición continua es importante) y vuestro proyecto es verdaderamente grande.

A continuación tienes algunos consejos específicos cuando decidas sumergirte en el mundo wiki:

• ¡Mantén todas tus notas en el wiki! No hagas que editar una página sea estresante. Si tienes que escribir un título, una fecha, tus iniciales o incluso mantenerlo todo ordenado al anotar algo, quizá no lo hagas. Si tienes una idea, puedes simplemente hacer clic en Editar, apuntarla al final y cerrar la ventana. En ese espíritu, mantén un enlace permanente al wiki en la barra de herramientas del navegador.
• Usa adjuntos. Usa muchos adjuntos: sube PDFs e imágenes cuando puedas, y guarda muchas referencias y enlaces en el wiki. No conserves material de apoyo en tu ordenador salvo la copia de seguridad del wiki.
• Se trata de acostumbrarse al wiki. Usa WikiWords por todas partes. Tuvimos todos los títulos de artículos en WikiTitleCase prácticamente hasta que nos vimos obligados a darles títulos correctos. Eso nos permitió orientarnos en el wiki como la palma de la mano y tomar notas en papel que luego se reconciliaban fácilmente con el wiki.
• No seas maniático al usar el wiki para colaborar. Sí, todo debería vivir ahí, pero no intentes trabajar en la misma página el mismo día o pocos días seguidos. Quieres entender bien qué hay y dónde, y eso significa que nada cambie bajo tus pies. Habla con la gente para abordar temas. Si estáis trabajando activamente en el mismo documento, divídelo en varias páginas.
• Si necesitas salir del wiki para terminar lo que estás haciendo, también está bien: un wiki es bueno para colaborar, pero es más importante tener una memoria compartida que un espacio de trabajo compartido. Si necesitas trabajar fuera del wiki —en un documento Word con Control de cambios activado o enviando un archivo por correo— hazlo. Usa el wiki cuando reduzca tu carga de trabajo. Entre pocos colaboradores no es necesario ser rígido. Los wikis son buenos para colaborar, sí, pero lo que hacen excepcionalmente bien es ser un espacio donde es muy rápido anotar cosas y volver a encontrarlas.

5.1. Consejos de organización de wiki

Ahora que te has comprometido con tu wiki, aquí tienes algunos consejos para mantenerte organizado, lo que llevará a una experiencia de wiki exitosa y satisfactoria:

• Mantén un índice: si el wiki está muy estructurado con páginas a las que solo se llega tras varios clics, nunca encontrarás nada. Mantuvimos una sola página llamada «AllTasks» con la lista de todas las tareas y tareas potenciales. Estaban organizadas en el mismo orden que el libro, con una nota sobre el estado de cada una. Al estar todas en la misma página, era fácil hacer una exploración rápida. Recuerda: quieres pensar «Ah, ¿qué era esa idea?» y encontrarte haciendo clic en el enlace, leyendo un momento y volviendo sin darte cuenta. Mantén la navegación simple.
• Manténlo desordenado: la provisionalidad es clave; no dejes que el perfeccionismo te impida volcar en el wiki todas esas ideas a medias, semillas potenciales, enlaces y datos que necesitarás después.
• Pero no demasiado desordenado: hablamos antes del «wiki gardening», que es el proceso de pasear por el wiki y ordenar sobre la marcha. El objetivo no es necesariamente ordenar, sino ver páginas e ideas con ojos nuevos. Es un buen hábito, es fácil y realmente no debería limitarse a diez minutos al día: es continuo. Intenta pasar tu primera taza de café en el wiki, recogiendo cabos sueltos, recortando el índice, etc. Haz más cuando tengas unos minutos libres. Te toparás con ideas nocturnas que podrían cambiar tu jornada. Ten cuidado de no imponer estructura demasiado pronto. Verás que, al jardinear, llegas a entender qué necesita estructura y qué no. La reorganización (pero no en exceso) mantiene las cosas frescas.
• No tengas miedo de los sinónimos: tener muchas páginas sobre lo mismo no es malo si eso hace que tomes más notas. Pero mantén todas esas páginas enlazadas desde tu tabla de contenidos para poder «jardinarlas» después. De hecho, es bueno tener bastante texto y sinónimos en una página porque hará más probable que la encuentres con una búsqueda de texto más adelante.
• Haz anotaciones dependientes del contexto: deja notas donde creas que las encontrarás más tarde. Es como pegar el recordatorio «compra leche» en la puerta principal, donde lo verás al salir, en lugar de en la nevera, donde lo notarás justo después de hervir la tetera. O como poner el pasaporte en los zapatos para no poder salir sin recogerlo. Vuelca notas por todas partes, pero agrupa notas en páginas con otras notas. La intención es que cuando llegues a escribir un artículo completo, te topes con cosas que habías olvidado y puedas usarlas para mejorar el texto.

5.2. Consejos para compartir el wiki

El wiki es un espacio común para todo el grupo, así que aquí tienes unas reglas de la casa sugeridas para convivir mejor:

• Inmersión total: cada edición debería llegarte por correo, y usa las WikiWords incluso en la correspondencia privada. Configuramos nuestro wiki para enviar un correo cada vez que se actualizaba una página (la mayoría de wikis tiene una página RecentChanges a la que puedes suscribirte). Puede parecer excesivo, pero no lo es: al leer el asunto del correo y borrarlo, un simple repaso de la bandeja de entrada te da una buena conciencia de fondo de lo que cambia y dónde. (Si prefieres RSS, suscríbete por ese medio).
• Comenta in situ: siéntete libre de comentar las ideas y los textos de los demás en la misma página, quizá incluso en el mismo párrafo. Llegaréis a un estándar para los comentarios (usar negrita, quizá, o corchetes con tu nombre). Así las conversaciones permanecen juntas y fuera del flujo de trabajo inmediato, donde pueden desarrollarse a su ritmo sin interrumpir trabajo urgente. También es un incentivo para seguir más de cerca las notificaciones de RecentChanges. En la misma línea, asegúrate de entrar en el wiki con un nombre de usuario significativo. Si no lo usas para ver quién hizo qué, lo olvidarás.
• No compartas demasiado: mantén el wiki privado. La vida es demasiado corta para vigilar lo que el público hace en tu espacio. Piénsalo como una oficina compartida donde todo está donde lo dejaste y estás acostumbrado a la presencia de los demás: sería molesto llegar una mañana y encontrar los libros en las estanterías ordenados alfabéticamente cuando antes estaban en orden de fácil acceso. Pon una contraseña al wiki.
• No seas posesivo: el software de wiki te ayuda a deshacerte de tu apego a lo que escribes y a no ponerte demasiado delicado con ello, además te enseña a sacar ideas de la cabeza y ponerlas por escrito (porque la presión es baja). Ambas cosas son esenciales para un proyecto colaborativo exitoso y pueden costar al principio. Recuerda: edita las páginas de tus colegas si es necesario, y si alguien edita la tuya y te deja más ligera o totalmente reescrita, tómalo como un cumplido. Puede doler al principio, pero se trata del proyecto, no de ti.
• Sé preciso: jardinear y facilitar la edición no significa ser descuidado: para compartir eficazmente quieres que tus colaboradores entiendan exactamente lo que quieres decir. Cuida la ortografía y la gramática, sé claro y no esperes que nadie arregle tus desordenes. Esto vale para cualquier colaboración, pero cuando no compartes el mismo espacio físico es aún más importante ser cuidadoso con lo que haces.

5.3. Consejos técnicos

No todo es escribir y llevarse bien. También tenemos unos consejos para quien se ocupe de la parte técnica del wiki:

• Haz siempre copias de seguridad: si eres un manitas, considera instalar el software del wiki en tu portátil y usar rsync para copiarlo periódicamente al servidor. Tendrás una copia local de referencia y una copia de seguridad por si el servidor falla.
• Nunca actualices: no actualices el software del wiki a mitad del proyecto, aunque creas necesitar una función extra. Es demasiado fácil distraerse con actualizaciones. No se trata del wiki, se trata del proyecto.
• Elige con cuidado: el software del wiki influye mucho en si el trabajo diario es agradable y productivo. Revisa el motor según los criterios mencionados antes, prestando especial atención a los historiales de página, las cuentas de usuario y los adjuntos. Poder suscribirse a cambios por correo (o RSS) es imprescindible.

6. Conclusión

Los wikis funcionan mejor cuando un número reducido de personas trabaja intensamente en material relacionado. Son desordenados, inmediatos y una forma poderosa de compartir el espacio de pensamiento con tus colaboradores.

Una vez que uses un wiki en un proyecto, te resultará difícil volver a los métodos tradicionales. Verás que empiezas a usar la sintaxis del wiki en los correos y tus propias WikiWords en conversaciones. Usar el wiki como cuaderno garantizará que no pierdas las semillas de buenas ideas, y dedicar tiempo a navegar y jardinear hará que esas ideas reaparezcan cuando las necesites. Sobre todo, encontrarás que tener una memoria compartida en un proyecto grande quita lo administrativo de en medio y te permite concentrarte en el trabajo de verdad.